Por qué el modelo de licencia por usuario encarece cada año que pasa

Un ERP con licencia por usuario parece barato el primer año, casi siempre más barato que la alternativa de código abierto con implantación a medida. El problema aparece en el año tres o cuatro, cuando la plantilla ha crecido, el proveedor ha subido precios de renovación y cada usuario nuevo cuesta lo mismo que el primero, sin descuento por volumen real.

La causa técnica de fondo es sencilla: el software propietario cobra por “asiento”, una licencia atada a una persona o a un puesto concreto. Cuantas más personas necesiten tocar el ERP —comercial, almacén, administración, gerencia—, más asientos hacen falta, y el coste crece de forma lineal con la plantilla, no con el uso real del sistema. Un almacenero que consulta stock cinco minutos al día paga la misma licencia que un contable que vive dentro del ERP ocho horas.

Tres cosas pasan cuando el coste crece así, año tras año:

• Las empresas empiezan a compartir usuarios entre varios empleados para ahorrar licencias, lo que rompe la trazabilidad de quién hizo cada cambio en el sistema.
• Se retrasa dar acceso a gente que lo necesitaría —un comercial nuevo, un becario de almacén— porque cada alta cuesta dinero de forma inmediata.
• El departamento de IT empieza a evitar activar módulos adicionales del mismo proveedor, no porque no sirvan, sino por miedo a que suban el precio del contrato entero al renovar.

Tryton, como proyecto de código abierto bajo licencia GPL-3.0, rompe esa ecuación porque no cobra por asiento: el software en sí no tiene coste de licencia, sea cual sea el número de usuarios que lo usen a diario. Lo que se paga es implantación, adaptación a tu sector y soporte, un gasto que sí escala con el trabajo real hecho, no con cuántas personas abren la aplicación.

Eso no significa que sea gratis migrar. Adaptar el ERP a tu contabilidad, tu normativa de facturación electrónica o tu operativa de logística requiere trabajo de implantación, igual que con cualquier sistema propietario. La diferencia está en qué pagas: en un modelo por asiento, pagas cada persona que toca el sistema, para siempre. En un modelo de software libre con implantación a medida, pagas el trabajo de adaptación una vez, y añadir usuarios después no dispara la factura.

Repositorio y documentación técnica del proyecto en opensourceerp.org.